مطلوب مدير مكتب المدير العام في الرياض - خبرة 3 سنوات

تعلن شركة مقاولات رائدة في مدينة الرياض عن حاجتها لتعيين مدير مكتب المدير العام (ويُعرف أيضاً بمدير المكتب التنفيذي أو مسؤول إدارة المكاتب العليا). يهدف هذا الدور إلى إدارة الشؤون الإدارية والتنظيمية للمكتب التنفيذي، ومتابعة شؤون الموظفين، والرواتب، والتأمينات الاجتماعية، والعقود، والمراسلات الإدارية، بالإضافة إلى التنسيق الفعّال بين الإدارات المختلفة لضمان سير العمل بكفاءة. تعمل الشركة في قطاع المقاولات وتتطلع إلى تعزيز كفاءة إدارة المكاتب التنفيذية من خلال كوادر مؤهلة.

المهام والمسؤوليات

• إدارة المكتب التنفيذي للمدير العام وتنظيم جدول أعماله ومواعيده.
• متابعة شؤون الموظفين بما في ذلك الرواتب والتأمينات الاجتماعية عبر منصات قوى ومدد.
• الإشراف على العقود والمراسلات الإدارية وضمان توثيقها وحفظها بشكل نظامي.
• التنسيق بين الإدارات المختلفة لتحقيق التكامل التشغيلي وحل المعوقات.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية والتأكد من إنجاز المهام في الوقت المحدد.
• إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير الإدارية المتعلقة بأداء المكتب.
• إدارة المراسلات الواردة والصادرة وتصنيفها حسب الأولوية.
• المساهمة في تطوير الإجراءات الإدارية لرفع كفاءة العمل المكتبي.

الشروط والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة (مثل الإدارة العامة أو الموارد البشرية).
• خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال إدارة المكاتب التنفيذية أو الإدارة الإدارية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office بشكل متقدم، خاصة Excel وOutlook وWord.
• معرفة جيدة بمنصات قوى ومدد والتأمينات الاجتماعية (نظام التأمينات الاجتماعية السعودي).
• مهارات تنظيم ومتابعة عالية مع القدرة على إدارة الأولويات والمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل فعّالة مع كافة المستويات الإدارية والقدرة على حل المشكلات.
• الالتزام بالسرية والدقة في التعامل مع المعلومات الحساسة.

المميزات والفوائد

لم تذكر شركة المقاولات مزايا إضافية محددة في الإعلان الأصلي، ولكن الوظيفة توفر فرصة للعمل في بيئة مهنية مع شركة رائدة في قطاع المقاولات بالرياض، مما يمنحك خبرة قيّمة في إدارة المكاتب التنفيذية والتعامل مع الأنظمة الحكومية الرقمية.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أظهر في سيرتك الذاتية خبرتك السابقة في التعامل مع منصات قوى ومدد بشكل واضح، واذكر أمثلة على مهام أنجزتها من خلالها.
• ركّز على إنجازاتك في تحسين العمليات الإدارية وتنظيم المكاتب التنفيذية، مثل تقليل وقت معالجة المعاملات.
• اذكر أمثلة محددة عن كيفية تنسيقك بين إدارات مختلفة في وظائف سابقة، وحل النزاعات أو التحديات.
• تأكد من إتقان برامج Microsoft Office وخاصة Excel وOutlook، ويمكنك إضافة شهادات إن وجدت.
• أظهر مهاراتك في إدارة الأولويات والمواعيد النهائية من خلال سرد تجارب عملية سابقة.