مدير مكتب في دبي – إدارة مكاتب وخبرة في المقاولات

تعلن شركة مقاولات إنشائية في ديرة، دبي، عن حاجتها لتعيين مدير مكتب (مدير إداري / منسق مكتب) يتمتع بخبرة سابقة في قطاع المقاولات أو الهندسة أو الصيانة. يشغل هذا المنصب دوراً محورياً في إدارة العمليات المكتبية اليومية، وتنظيم الوثائق الرسمية، وتنسيق الاجتماعات، وتقديم الدعم الإداري للإدارة العليا. العمل في بيئة ديناميكية تتطلب الدقة والتنظيم والقدرة على التعامل مع المراسلات الرسمية وحفظ السجلات بأعلى مستوى من الاحترافية.

المهام والمسؤوليات

• إدارة كافة العمليات المكتبية في مقر الشركة بديرة، بما في ذلك تنظيم سير العمل وتوزيع المهام.
• تنظيم وحفظ وثائق الشركة (عقود، فواتير، تقارير) وضمان سهولة الوصول إليها.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول المواعيد، وحجز قاعات الاجتماعات.
• التعامل مع المراسلات الرسمية (البريد الإلكتروني والخطابات) والرد عليها وفقاً للإجراءات.
• تقديم الدعم الإداري اللازم للإدارة العليا، بما في ذلك إعداد التقارير والملخصات.
• متابعة المهام الإدارية اليومية، مثل إدارة المخزون المكتبي والطلبات.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة.

الشروط والمتطلبات

• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال إدارة المكاتب، أو كمساعد إداري، أو منسق مكتب.
• يفضل بشدة وجود خبرة سابقة في قطاع المقاولات الإنشائية أو الهندسة أو أعمال الصيانة.
• إجادة استخدام برامج الأوفيس (Word، Excel، Outlook) وبرامج إدارة المكاتب.
• مهارات تنظيمية عالية، ودقة في التعامل مع المستندات والمراسلات.
• اللباقة والقدرة على التواصل بفعالية مع الإدارة والموظفين والعملاء.
• الإقامة في دبي أو القدرة على الانتقال إليها.

المميزات والفوائد

• بيئة عمل احترافية في شركة مقاولات رائدة بمنطقة ديرة.
• فرصة للعمل ضمن فريق إداري متكامل.
• إمكانية التطور الوظيفي في مجال الإدارة المكتبية.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أبرز في سيرتك الذاتية خبرتك المحددة في قطاع المقاولات أو الهندسة، واذكر مشاريع سابقة إن أمكن.
• جهّز أمثلة على كيفية تنظيمك للمستندات والمراسلات في وظائفك السابقة.
• أظهر في المقابلة مهاراتك في التنسيق وإدارة الوقت، وكن مستعداً لشرح نظام إدارة المكاتب الذي تستخدمه.
• تأكد من تحديث معلومات الاتصال الخاصة بك، وأضف شهادات خبرة إن وجدت.