سكرتيرة تنفيذية مطلوبة في شركة مقاولات بالسعودية

عن الوظيفة

تعلن شركة مقاولات رائدة في المملكة العربية السعودية عن حاجتها إلى سكرتيرة تنفيذية (مساعدة إدارية تنفيذية) للانضمام إلى فريق الإدارة التنفيذية. ستكون المسؤولة عن تنظيم وإدارة المهام الإدارية والتنسيق بين الأقسام والمشاريع، مع التركيز على الدقة والسرية التامة. هذه الوظيفة تتطلب مهارات تنظيمية عالية وقدرة على التعامل مع المراسلات الرسمية والاتصالات الهاتفية.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم وإدارة مواعيد الإدارة التنفيذية وضمان جدولة الاجتماعات بكفاءة.
• إعداد الخطابات والمراسلات والتقارير الإدارية بشكل احترافي.
• تنظيم الاجتماعات وتجهيز الملفات والمستندات اللازمة مسبقاً.
• متابعة المراسلات والمعاملات والتكليفات الإدارية الواردة والصادرة.
• التنسيق بين الإدارة التنفيذية ومختلف أقسام الشركة وإدارة المشاريع.
• إدارة البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية وتصفية المكالمات.
• حفظ وتنظيم الملفات والمستندات الورقية والإلكترونية في نظام أرشفة فعال.

الشروط والمتطلبات

• خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية لا تقل عن سنتين.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) وبرامج إدارة المكاتب.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية (كتابة وقراءة).
• القدرة على تنظيم الأولويات وإدارة الوقت تحت ضغط العمل.
• الالتزام بالسرية التامة والموثوقية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو السكرتارية أو ما يعادلها.

المميزات والفوائد

لم يتم ذكر مزايا إضافية في الإعلان الأصلي، ولكن الوظيفة توفر بيئة عمل مهنية في شركة مقاولات مرموقة مع فرصة للتطور الوظيفي.

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أظهر في سيرتك الذاتية إنجازاتك في تنظيم جداول الإدارة وإعداد التقارير.
• جهز نماذج من الخطابات أو التقارير التي أعددتها سابقاً لتقديمها عند الطلب.
• أكد على خبرتك في التنسيق بين أقسام متعددة وإدارة مشاريع متزامنة.
• كن مستعداً للإجابة على أسئلة حول كيفية تعاملك مع ضغط المواعيد النهائية.
• أبرز معرفتك بمجال المقاولات إذا كانت لديك، فهذا يعزز فرصك.