سكرتير/سكرتيرة لمدير المبيعات في الرياض - وظيفة إدارية
عن الوظيفة
نبحث عن سكرتير/سكرتيرة (تعرف أيضاً بدور مساعد إداري أو منسق مكتبي) للعمل لدى مدير المبيعات في مدينة الرياض، السعودية. تتضمن الوظيفة إدارة المهام التنظيمية والمكتبية الخاصة بإدارة المبيعات، بما يساهم في تحقيق كفاءة تشغيلية عالية. يتوقع من المرشح إن كان سكرتيراً تنفيذياً أن يكون على درجة عالية من الحماس والتنظيم، مع إتقان استخدام برامج Microsoft Excel وMicrosoft Word، حيث تعد هذه الأدوات أساسية لتنظيم البيانات وإعداد التقارير اليومية.
تشمل بيئة العمل قطاع المبيعات والذي يتطلب سرعة البديهة والقدرة على متابعة التفاصيل والعروض، والتنسيق بين الفريق والعملاء. الدور محوري في دعم مدير المبيعات وتوفير الوقت والجهد لتمكينه من التركيز على النمو واتخاذ القرارات. إذا كنتِ أو كنت تمتلك مهارات تواصل قوية وقدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد، فهذه الوظيفة قد تكون فرصتك المثالية.
المهام والمسؤوليات
- دعم مدير المبيعات في جدولة المواعيد والاجتماعات وتنظيمها بشكل فعال.
- إعداد التقارير والمستندات اللازمة لإدارة المبيعات بدقة وسرية.
- متابعة عروض الأسعار والتأكد من تحديثها وفقاً للأنظمة المعتمدة.
- التنسيق بين الأقسام الداخلية والعملاء لضمان انسيابية التواصل.
- إدارة الملفات والبيانات المكتبية، وضمان تحديثها بشكل مستمر.
- تذكير مدير المبيعات بالمواعيد النهائية والاجتماعات المهمة.
- استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات المتعلقة بجدول المبيعات.
الشروط والمتطلبات
- إتقان استخدام برنامج Microsoft Excel وMicrosoft Word بشكل ممتاز.
- مهارات تواصل قوية (شفهية وكتابية) باللغة العربية، مع معرفة أساسية بالإنجليزية.
- مهارات تنظيم عالية مع القدرة على ترتيب الأولويات.
- مهارات متابعة قوية ودقة في التفاصيل.
- القدرة على العمل تحت ضغط وإدارة عدة مهام في وقت واحد.
- الحماس والرغبة في التطور المهني في مجال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
المميزات والفوائد
لم يتضمن الإعلان الأصلي مزايا وظيفية إضافية مثل الراتب أو البدلات، لذا سوف يتم تحديدها خلال مرحلة المقابلة الشخصية.
نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة
- أبرز في سيرتك الذاتية خبرتك في استخدام Excel وWord بشكل احترافي، مع ذكر أي دورات تدريبية ذات صلة.
- كن مستعداً أثناء المقابلة لوصف موقف سابق قمت فيه بتنظيم جدول معقد أو تجهيز تقارير دقيقة تحت ضغط.
- أظهر خلال التقديم مهاراتك في المتابعة من خلال الرد الواضح والسريع.
- جهز أمثلة عن كيفية إدارة اجتماعات متعددة أو ترتيب أولويات لمدير مبيعات سابق.
- ركز على معرفتك بقطاع المبيعات ولو بشكل أساسي، لتبين أنك تفهم أهمية هذا الدور.