مطلوب سكرتيرة في مكتب استشاري بأبوظبي – راتب 2000 درهم إماراتي

مطلوب سكرتيرة للعمل في مكتب استشاري متميز يقع في منطقة محمد بن زايد شرق 9 بأبوظبي. تتضمن الوظيفة أداء مهام إدارية ودعم يومي لفريق الاستشارات، مع التركيز على تنظيم correspondence وإدارة الجداول. يتطلب الدور دقة عالية، قدرة على التعامل مع الوثائق السرية، ومهارات تواصل فعالة. يوفر بيئة عمل احترافية فرصة لتطوير القدرات الإدارية في قطاع الاستشارات.

يمكن اعتبار المسمى الوظيفي أيضًا كمسؤولة مكتب، منسقة إدارية، أو مساعدة تنفيذية، حيث تتداخل المسؤوليات بين هذه الأدوار في بيئة الاستشارات.

• إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية والبريد الإلكتروني للعملاء والشركاء، مع مراعاة الصياغة الاحترافية.
• جدولة المواعيد وتنظيم اجتماعات الفريق وتذكير المشاركين بالمواعيد الهامة عبر تقويم إلكتروني.
• إدارة نظام الأرشفة الإلكترونية والورقية لضمان سهولة استرجاع المستندات وحمايتها من الفقدان.
• تحضير تقارير وملخصات الاجتماعات وتنسيق العروض التقديمية باستخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
• معالجة الطلبات الإدارية مثل تأمين مستلزمات المكتب ومتابعة المخزون وإصدار أوامر الشراء.
• دعم فريق الاستشارات في إعداد العروض المالية والعقود الأساسية تحت الإشراف المباشر للمشرف.
• استقبال الزوار والاتصالات الهاتفية وتوجيههم إلى القسم المناسب مع الحفاظ على صورة احترافية للمكتب.
• متابعة تنفيذ المهام الموكلة من الشركاء الخارجيين وضمان الالتزام بالمواعيد المتفق عليها.

• خبرة لا تقل عن سنتين في عمل سكرتارية أو مساعدة إدارية، يفضل أن تكون في بيئة استشارية أو قانونية أو مالية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باور بوينت) وبرمجيات إدارة الوثائق مثل أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• مهارات اتصال مكتوبة وشفهية ممتازة باللغة العربية والقدرة على التواصل básico باللغة الإنجليزية.
• قدرة عالية على تنظيم الوقت وتعدد المهام دون فقدان الدقة أو التفويت في التفاصيل الهامة.
• معرفة أساسية بنظام الأرشفة وسرية المعلومات، مع الالتزام بسياسات حماية البيانات.
• مرونة في التعامل مع متطلبات العمل المتغيرة ومبادرات التحسين المستمر التي يعرضها المكتب.
• القدرة على العمل تحت الضغط وتحمل مسؤولية إنجاز المهام في الوقت المحدد مع جودة عالية.

• راتب أساسي قدره 2000 درهم إماراتي شهرياً، يُدفع بانتظام وبدون تأخير.
• موقع العمل في منطقة محمد بن زايد شرق 9 بأبوظبي، سهل الوصول عبر الطرق الرئيسية والمواصلات العامة.
• العمل ضمن مكتب استشاري يوفر بيئة مهنية وفرص تعلم مستمرة من خلال التعامل مع مشاريع متنوعة.

• احرص على تحديث جدولك اليومي matinاً لتجنب أي تعارض في المواعيد وضمان readiness للاجتماعات الطارئة.
• استخدم قوالب جاهزة للمراسلات الرسمية لتسريع الاستجابة والحفاظ على الاحترافية في جميع المراسلات.
• احتفظ بنسخة احتياطية من الملفات الهامة في السحابة والأقراص المحلية لتجنب فقدان البيانات نتيجة أي عطل فني.
• طور مهاراتك في برامج إدارة المهام مثل تلك التي تعتمد على لوحات كانبان لزيادة الكفاءة ومتابعة التقدم.
• تواصل بفعالية مع فريق الاستشارات لفهم أولوياتهم وتقديم الدعم الاستباقي الذي يسهم في نجاح المشاريع.